EFECTOS
DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LUZ SOBRE LOS AVANCES DE LA GESTIÓN
TECNOLÓGICA
Autor:
Abg. Pedro Arismendi
En el presente artículo
se analiza los efectos de la estructura organizacional sobre la gestión
tecnológica.
Para nadie es desconocido que los Sistemas de
Información han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales.
Desde hace un tiempo que las organizaciones han sido consideradas en sí mismas
sistemas de información y la información se ha posicionado como un elemento
primordial dentro de los recursos que posee una empresa. A través del uso
de los Sistemas de Información se logran importantes mejoras en la gestión
empresarial, pues automatizan los procesos operativos, suministran una
plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más
importante, su utilización nos encamina a las tan cotizadas ventajas
competitivas.
Sin embargo, estos constantes cambios y
avances implementados al interior de la organización repercuten de diversas
maneras en los distintos componentes de ésta, trayendo consigo consecuencias
negativas que pueden afectar la integridad de la organización.
Para poder determinar el impacto que tiene el
uso de los sistemas de información (SI) en las organizaciones tenemos que
partir analizando el auge que ha tenido la tecnología en la última década y
como esta se ha posicionado en cada proceso, ya sea en la economía, en nuestra
sociedad o simplemente en nuestra familia, ahora el uso de la tecnología es
parte de nuestro diario vivir, ya que lo queramos o no, somos parte de un proceso
tecnológico el cual se ve reflejado en todos los ámbitos, por ejemplo cuando
queremos hacer un trámite bancario o solicitar un certificado de nacimiento,
para que esta solicitud que nosotros hacemos al banco o al registro civil sea
entregado de una manera ágil y en el menor tiempo posible, la institución
correspondiente cuenta con sistemas de información en donde hace que esa
solicitud sea entregada de manera precisa y personalizada a quien la pide y no
a otra persona. Esto en una organización funciona de manera parecida solo que
el uso de los sistemas de información tiene que ver con cada proceso que
realiza la empresa ya sea de producción, de negocio, entre otras, y su correcto uso e implementación
hace que cada proceso pueda ejecutarse de un forma más simple y precisa. Cada
proceso funciona de una manera diferente o parecida, en el proceso de compras
los SI por medio de una base de datos (BD) gestionan la materia prima
disponible, presupuestos, inventarios y todo lo relacionado con las compras permitiendo
así tener un control de toda las necesidades que se pueda tener este proceso.
En las ventas y marketing se utiliza la BD históricos que permiten a la
organización identificar cuáles son las necesidades del cliente, que es lo que
prefiere y así generar estrategias para la publicidad del producto o servicio
que esta ofrece
En
la medida que avanza el siglo XXI, varias tendencias económicas y demográficas
están causando un gran impacto en la cultural organizacional. Estas nuevas
tendencias y los cambios dinámicos hacen que las organizaciones y las
instituciones tanto públicas, como privadas se debatan en la urgente necesidad
de orientarse hacia los avances tecnológicos. Los hechos han dejado de tener
sólo relevancia local y han pasado a tener como referencia el mundo. Los países
y las regiones colapsan cuando los esquemas de referencia se tornan obsoletos y
pierden validez ante las nuevas realidades.
Desde
la perspectiva más general, la globalización, la apertura económica, la
competitividad son fenómenos nuevos a los que se tienen que enfrentar las
organizaciones. En la medida que la competitividad sea un elemento fundamental
en el éxito de toda organización, los Gerentes o Líderes harán más esfuerzos
para alcanzar altos niveles de productividad y eficiencia.
Las
Organizaciones son las expresiones de una realidad cultural, que están llamadas
a vivir en un mundo de permanente cambio, tanto en lo social como en lo
económico y tecnológico, o, por el contrario, como cualquier organismo,
encerrarse en el marco de sus límites formales. En ambos casos, esa realidad
cultural refleja un marco de valores, creencias, ideas, sentimiento y
voluntades de una comunidad institucional.
El
aspecto central de las organizaciones con miras al éxito, es la calidad de sus
líderes con plena libertad en el sentido de su emigración, poseedores de un
alto nivel de capacidades, lo cual le permite gerenciar el cambio con visión
proactiva.
Los sistemas de información, han contribuido a que los gerentes de
las empresas de éxito mundial, cuenten con una herramienta de gran ayuda que
les facilite también simular escenarios futuros.
Además es importante destacar que no todas las empresas,
especialmente en nuestro país, gozan de los beneficios de un sistema de
información gerencial que les ayude a mantener posiciones competitivas dentro
del mercado. Un factor que influye en esta situación es el factor económico.
Como bien se sabe, la tecnología es una inversión que muchas empresas no están
en capacidad financiera de poder acceder.
Desde hace ya algunos años las organizaciones
se ven enfrentadas a entornos cada vez más complejos, donde factores como la
globalización de los mercados, la competitividad y la eficiencia, las incitan a
adoptar herramientas e implementar estructuras para competir en esta nueva era
impregnada de conocimiento y tecnología, denomina como: era de la información.
Actualmente, en la mayoría de los casos, las
empresas han comprendido la importancia de la información como uno de sus
principales recursos. Los encargados de las tomas de decisiones han comenzado a
comprender que la información no es sólo un fruto de la gestión empresarial,
sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos
factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Para obtener y aprovechar los beneficios que
nos brinda la información, ésta debe ser manejada de forma correcta y
eficiente, al igual como se manejan los demás recursos con los que cuenta
la organización. Cabe señalar, que se requiere un previo entendimiento por
parte de los administradores en materia de los costos asociados con la producción, distribución, seguridad,
almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en
la organización. Debido a que a pesar que la información se encuentra a nuestro
alrededor, debemos entender que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente
estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de una
industria.
Es aquí donde juega un papel fundamental los
Sistemas de Información, entendiéndose dicho concepto como: el
conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de
datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila,
elabora y distribuye la información necesaria para la operación de
dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes,
apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar
las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.
Gracias a que existen
diferentes intereses y especialidades en las organizaciones (diversas áreas que
la conforman) existen a su vez diferentes tipos de sistemas para proveer la
información necesaria. Encontramos cuatro clases de Sistemas de Información que
sirven a diferentes niveles organizacionales: Sistemas de Niveles Operacionales ( apoya a la gerencia operacional
manteniéndolos al tanto de las actividades elementales y las transacciones de
la organización, tales como ventas, recibos de depósitos, nóminas, entre
otros), Sistemas de Niveles de Conocimiento ( son el apoyo al conocimiento y
trabajo con datos en la empresa), Sistemas de Niveles Administrativos
(monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de la
gerencia mediana) y Sistemas de Niveles Estratégicos(ayudan a la alta gerencia
a crear e implantar nuevas estrategias y tendencias a largo plazo).
Cuando la organización decide gestionar y
hacer uso de la información, el Sistema de Información a implementar
(independiente del nivel de la organización en el cual se desea integrar el
sistema) debe ser un fiel reflejo de las necesidades y requerimientos de la
empresa. Es decir, no basta solamente con contar con la información sino que se
requiere del diseño de un sistema
integrado que relacione la información obtenida por las diversas aplicaciones
de la empresa. Para ello, se requiere elegir la Tecnología de
Información adecuada, como componente fundamental en la implementación de este
sistema y como generador de ventajas estratégicas.
Actualmente las nuevas tecnologías hacen posible
que la información viaje a gran velocidad a cualquier lugar del mundo,
incorporando a nuestro vocablo habitual términos tales como: e- business,
e-commerce, TI (Tecnología de Información), entre otros. Esto debido a que cada
vez son más las empresas que se sumergen en el mundo de los sistemas de
información, que no sólo nos abre las puertas al mundo de los negocios en
Internet, sino también al intensivo abanico de posibilidades de ejecución en la
diversas áreas al interior de la organización, como los son: Marketing, Ventas,
R.R.H.H, Producción, entre otros.
La implementación de los Sistemas de
Información entrelazados con la TI adecuada nos brinda múltiples beneficios que
se ven reflejados en mejoras tales como: la optimización de la relación de la empresa
con sus clientes, conocer cómo está respondiendo la empresa a las consultas y
quejas (servicio al cliente), identificar quiénes son realmente sus clientes,
conocer qué compran sus clientes, cómo y cuándo, detectar nuevas tendencias a
partir de los hábitos de compra (marketing), el proveedor recibe la información
de pedidos en un tiempo muy corto, eliminación de papeles y faxes ya que todo
se hace por medio del software, reducción de costos, integración
establecida de todas las funciones del negocio,
facilidad de compartir amplia información de la empresa, proceso mejorado del
trabajo, aumento en el acceso a los datos disponibles para la toma de
decisiones,
información oportuna y exacta, respuesta rápida a la operación de negocio
y a las condiciones de mercado que cambian; dando por resultado ventajas
competitivas mejoradas.
Claro está en el punto anterior se presentaron
las principales aplicaciones y ventajas asociadas al uso e implementación de
los sistemas de información al interior de una organización. Ahora bien, cuando
una empresa decide realizar transformaciones es inherente el surgimiento de
resistencias al cambio y por consiguiente dificultades que ponen en peligro el
sistema organizacional.
Los sistemas de información como hemos
señalado anteriormente, mejoran la efectividad gerencial y profesional formando
parte de la estrategia de un negocio. Sin embargo, así como existen
múltiples ventajas al implementar un sistema de información, también es cierto
que se presenten ciertas desventajas o problemas con la implantación de este
tipo de sistemas.
En primer lugar, el sólo hecho de implementar
un sistema de información debe incluir costos de capacitación del personal, ya
que si los individuos no poseen los conocimientos necesarios para utilizar dicho
sistema, se genera inoperancia y exclusión al interior de la empresa.
En relación con lo anterior, existe una
amenaza asociada con el fracaso de los proyectos ejecutados por la
organización, debido al mal uso de la información que se recolecta y a la deficiente
utilización que le dan las empresas a las herramientas que les otorgan los
sistemas de información.
Existe también una dificultad relacionada con
la negativa de ciertas áreas de la empresa a compartir información con otras,
lo cual afecta el manejo fluido de la información al interior de la
organización.
Otro obstáculo que presenta la implementación
de los sistemas de información son las dificultades de cambiar las formas
tradicionales de hacer negocios, lo cual se asocia directamente a la resistencia
al cambio que afecta primordialmente a las pequeñas y medianas empresas.
Por último, existe una amenaza que se
relaciona con el manejo de los datos y su adecuada confidencialidad, lo cual
debe mantener siempre alerta a los sistemas de resguardo de la información de
la organización, ya que de no existir seguridad en el manejo de los sistemas de
información, se corre el riesgo de infiltración externa y pérdida de
información.
Para concluir debemos
resaltar, que los Sistemas de Información deben estar al servicio de la empresa
y de esta forma establecer su enfoque o estrategia de negocios. Para que esto
suceda los Sistemas de información deben ser considerados como uno de los
subsistemas que conforman la organización, es decir, como un área funcional principal
dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las
funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing,
y administración de recursos humanos.
Abg. Pedro Arismendi
